Aviso de prácticas de privacidad (HIPAA)

Fecha de vigencia: 14 de abril de 2003

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PUEDE SER USADA Y DIVULGADA (PROPORCIONADA A OTROS) LA INFORMACIÓN MÉDICA ACERCA DE USTED Y CÓMO PUEDE USTED ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN. REVÍSELO CON CUIDADO.

Este Aviso de prácticas de privacidad explica cómo el St. Jude Children’s Research Hospital, su personal médico, empleados, voluntarios y clínicas pueden usar y proporcionar su información de salud protegida (Protected Health Information, PHI) a otros para tratamiento, pago y “operaciones” de atención médica tal como se describe a continuación y con otros fines permitidos o exigidos por la ley.

I. Nuestras responsabilidades:

St. Jude toma en serio la privacidad de la información de salud de su hijo (su información de salud). La ley exige que mantengamos su información de salud de forma privada y le proporcionemos este Aviso de prácticas de privacidad. Actuaremos de acuerdo con los términos de este Aviso. Nos reservamos el derecho de cambiar este Aviso de prácticas de privacidad y hacer que toda práctica nueva sea implementada a toda la información de salud protegida que conservamos. Todo cambio realizado al Aviso de prácticas de privacidad será publicado en el área de registro de pacientes, en nuestra página web (www.stjude.org) y se le entregará en su próxima cita. St. Jude debe notificarle si se viola su información de salud protegida (es vista por personas no autorizadas a hacerlo).

II. ¿Qué es la "información de salud protegida" (PHI)?

La información de salud protegida (PHI) es información sobre la edad, raza, sexo y otra información personal de salud del paciente que puede identificar al paciente. La información se relaciona con la salud física o mental del paciente en el pasado, presente o futuro y con la atención, el tratamiento y los servicios que necesitó el paciente debido a su salud.

III. ¿Qué incluye las "operaciones de atención médica"?

Las “operaciones de atención médica” incluyen actividades como:

  • conversaciones entre el personal de hospital y otros proveedores de atención médica;
  • evaluación y mejora de la calidad;
  • arreglos de traslados hacia y desde St. Jude;
  • arreglos para alojamiento temporal, revisión de habilidades, competencia y desempeño del personal de atención médica;
  • capacitación de futuros miembros del personal de atención médica;
  • relaciones con las compañías de seguros;
  • realización de revisiones y auditorías médicas;
  • recopilación y estudio de información que se podría usar en casos legales;
  • administración de funciones de negocios.

IV. ¿Cómo se usa la información médica?

St. Jude usa las historias clínicas para registrar información de salud, planificar la atención y el tratamiento, y llevar a cabo funciones de atención médica de rutina. Por ejemplo, su compañía de seguros puede necesitar que les proporcionemos información sobre procedimientos y diagnósticos para facturar el tratamiento que le proporcionamos al paciente. Otros proveedores de atención médica o planes de salud que revisen sus registros deben respetar las mismas leyes y normas de privacidad que se le exige a St. Jude que cumpla.

Las historias clínicas de los pacientes también ayudan en gran medida a nuestros investigadores a encontrar el mejor tratamiento posible para enfermedades y afecciones médicas. Todos los investigadores de St. Jude deben respetar las mismas normas y leyes que los demás proveedores de atención médica deben respetar para mantener privada la información del paciente. Los detalles que puedan identificar a los pacientes no se divulgarán para fines

de investigación a ninguna persona fuera de St. Jude sin permiso por escrito del paciente o de sus padres o su tutor legal.

V. Ejemplos de cómo se puede usar la información médica para tratamientos, pagos u operaciones de atención médica

  • La información médica se puede usar para demostrar que un paciente necesita una determinada atención y/o tratamiento, y servicios (como análisis de laboratorio, recetas, planes de tratamiento y requisitos de estudios de investigación).
  • Usaremos la información médica para planificar el tratamiento.
  • Podemos divulgar la información de salud protegida a otro proveedor para tratamiento (como derivación a médicos, especialistas y proveedores en las Clínicas nacionales afiliadas de St. Jude).
  • También podemos enviar reclamaciones a su compañía de seguros que contengan información médica. También podríamos ponernos en contacto con su departamento de revisión para recibir certificación previa (aprobación de un tratamiento por adelantado).
  • Podemos usar la información de contacto de emergencia que usted nos proporcionó para contactarlo si la dirección que tenemos en nuestro registro ya no es correcta.
  • Podemos usar la información para programar traslados hacia y desde St. Jude.
  • Podemos usar la información para proporcionar alojamiento temporal en lugares como Ronald McDonald House, Target House, Tri Delta Place, Parcels @ Concourse u hoteles locales.
  • El nombre del paciente, la dirección de su hogar, otra información de contacto, edad, sexo, fecha de nacimiento, fechas de la atención médica, departamento de servicio, médico tratante, información sobre el resultado, y condición de seguro médico pueden ser entregados a ALSAC, una organización benéfica con el único fin de recaudar fondos para St. Jude. Antes de que se proporcione más información a ALSAC, se le pedirá que firme otro documento de consentimiento conocido como Formulario de autorización. También tendrá derecho a dejar de recibir esas comunicaciones sobre recaudación de fondos.

VI. ¿Por qué debo firmar un formulario de consentimiento?

Cuando firma el Consentimiento para la divulgación de información, usted le otorga a St. Jude permiso para usar y divulgar (proporcionar a otros) información de salud protegida para tratamientos, pagos y operaciones de atención médica, tal como se detalló anteriormente. Este permiso no incluye las notas de psicoterapia (definidas en la Sección VII a continuación), información psicosocial (definida en la Sección VIII a continuación), registros de tratamientos por alcoholismo y abuso de drogas, comercialización, venta de información de salud protegida y otras categorías privilegiadas de información, todas las cuales requieren un permiso por separado. Deberá firmar un formulario de consentimiento separado para que se divulgue información de salud protegida por cualquier otro motivo que no sea tratamientos, pagos u operaciones de atención médica, o según lo exija o permita la ley.

VII. ¿Qué son las notas de psicoterapia?

Las notas de psicoterapia son notas registradas (en diferentes formatos) por un profesional de salud mental con el fin de estudiar la conversación que tuvo lugar durante una sesión privada de consejería. Esta sesión puede ser con una sola persona, un

grupo o una familia. Las notas de la conversación de una sesión de consejería están separadas del resto de la historia clínica del paciente. Las notas de psicoterapia no incluyen: notas sobre qué medicamentos está tomando o cómo estos le afectan; las horas de comienzo y finalización de las sesiones de consejería, los tipos de tratamiento que se le proporcionan, con qué frecuencia se proporcionan, los resultados de las pruebas clínicas y cualquier resumen de los siguientes aspectos: diagnósticos, estado funcional, plan de tratamiento, síntomas, resultado esperado y progreso hasta la fecha.

VIII. ¿Qué es la información psicosocial?

La información psicosocial es la información que se le entrega a su trabajador social sobre la historia social de su familia y los servicios de orientación que ha recibido.

IX. ¿Qué es la comercialización?

Una comunicación sobre un producto o servicio que alienta a otros que reciben la información a comprar o usar el producto o servicio.

X. ¿Por qué debo firmar un formulario de permiso por separado?

Para proporcionar la información de salud protegida del paciente a otras personas por cualquier razón que no sea tratamientos, pagos y operaciones de atención médica (como se describe anteriormente) o según lo requerido o permitido por la ley, debemos tener un formulario de permiso conocido como Formulario de autorización firmado por el paciente o sus padres, o su tutor legal. Este formulario explica claramente cómo desea(n) que se use y divulgue la información. Los siguientes son algunos ejemplos de la información que necesita un permiso separado antes de que podamos divulgarla:

  • Notas de psicoterapia
  • Información y fotografías compartidas con ALSAC para sus actividades de recaudación de fondos y relaciones públicas.
  • Información usada en publicaciones científicas y educativas, presentaciones y materiales relacionados con el trabajo realizado en St. Jude.
  • Información compartida con otros grupos clínicos y científicos de cooperación con los que trabaja St. Jude para llevar a cabo su misión de mejorar curas y medios de prevención para enfermedades pediátricas catastróficas a través de investigaciones y tratamientos.

XI. ¿Puedo cambiar de opinión y retirar mi permiso a St. Jude para divulgar la PHI?

Puede cambiar de opinión y retirar (revocar) el permiso, pero no podemos retirar información que ya haya sido divulgada hasta ese momento. No se puede retirar el permiso si (1) la información es necesaria para mantener la integridad del  estudio de investigación o (2) si el permiso se otorgó originalmente para obtener cobertura de seguro. Todas las solicitudes para retirar el permiso para usos y divulgaciones de la PHI se deben realizar por escrito. La solicitud se debe presentar en el Registro de Pacientes, el cual enviará luego esta información al Funcionario de Privacidad y al Director de Administración de Información de Salud.

XII. Ser incluido en el directorio del hospital

St. Jude puede incluir cierta información limitada sobre el paciente en nuestro directorio del hospital mientras el paciente se encuentra en el hospital. Esta información puede incluir el nombre del paciente, su ubicación en el hospital, su estado general (por ejemplo muy bueno, bueno, etc.) y su religión. La ubicación del hospital también puede incluir información del directorio para Target House, Ronald McDonald House, Tri-Delta Place, Parcels @ Concourse u hoteles locales. El hospital puede proporcionar esta información a miembros del clero. El hospital puede proporcionar esta información (excepto su religión) a otras personas que pregunten por el paciente por su nombre. Por ejemplo, si alguien llama a St. Jude y pregunta por el paciente por su nombre, St. Jude intentará conectarlo al teléfono de la habitación de hospital del paciente o podemos proporcionarle el número de teléfono principal correspondiente a Ronald McDonald House, Target House, Tri-Delta Place, Parcels @ Concourse o el hotel local. Si no desea estar en el directorio del hospital, informe al Registro de pacientes y solicite allí un formulario para no formar parte del directorio.

XIII. Compartir información con los socios de negocios de St. Jude

Algunos servicios en St. Jude se proporcionan a través de contratos con socios o asociados de negocios. Algunos ejemplos incluyen la trascripción de facturas, programación de traslados hacia o desde St. Jude y asignación de alojamiento temporal. Cuando se contratan estos servicios, podemos divulgar la cantidad mínima de información de salud de su hijo (o de usted) al socio de negocios que necesite para realizar la tarea para la que lo hemos contratado. Para proteger la información de salud de su hijo (o de usted), la ley nos exige que nuestros asociados y socios de negocios respeten las mismas leyes de privacidad que debe seguir St. Jude.

XIV. Participación en una RHIO (Organización de información de salud regional)

St. Jude forma parte de la Mid-South eHealth Alliance, junto con otros proveedores de atención médica en el área sur media.  Este es un sistema de información de toda la comunidad usado para diagnosticar y tratar enfermedades. Como miembro de este grupo, St. Jude comparte cierta información general de salud de los pacientes, incluidos el nombre, estado de salud, ubicación y número de teléfono. Si su hijo (usted) requiere tratamiento en otra ubicación que sea parte de este grupo, ese proveedor puede recopilar información de salud a través de este sistema como parte del tratamiento de su hijo (de su tratamiento) a menos que usted indique que esto no se puede hacer. Debe informar al Registro de pacientes de St. Jude si elige no participar en la Mid-South eHealth Alliance.

XV. ¿Cuándo no es necesario mi consentimiento?

La ley exige que parte de la información se pueda divulgar sin su permiso en las siguientes situaciones:

  • En una emergencia.
  • Cuando la comunicación o el idioma sea muy limitado.
  • Cuando lo exija la ley.
  • Al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos para el cumplimiento y la aplicación.
  • Cuando existan riesgos para la salud pública.
  • Para realizar actividades de supervisión de salud.
  • Para informar sobre sospechas de abuso o negligencia de menores.
  • A ciertas agencias del gobierno que supervisan la actividad.
  • En relación con casos judiciales o del gobierno.
  • Para fines de aplicación de la ley.
  • A forenses y directores de funerarias y para la donación de órganos.
  • Si la salud o la seguridad se encuentran gravemente amenazadas.

XVI. Sus derechos de privacidad

A continuación se explican sus derechos con respecto a la información de salud protegida de su hijo (su información de salud protegida) (denominada PHI) y una breve descripción de cómo puede usar estos derechos.

1. Usted tiene derecho a revisar y obtener una copia de la información de salud de su hijo (su información de salud).

Esto significa que excepto como se explica a continuación, puede revisar y obtener una copia de la PHI de su hijo (su PHI) que está contenida en un “juego de registros designados” en tanto conservemos la PHI. Un juego de registros designados contiene registros médicos y de facturación y cualquier otro registro que St. Jude use para tomar decisiones sobre la atención médica de su hijo (su atención médica). No podrá leer ni se le entregará una copia de las notas de psicoterapia, la información recopilada para uso en una acción civil, penal o administrativa o en un pleito en los tribunales y cierta PHI que se encuentra protegida por ley. En algunas situaciones, puede tener derecho a que esta decisión se revise. Usted también tiene derecho a revisar y obtener una copia de su información de salud de los análisis de laboratorio cubiertos por la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA). Habitualmente usted puede esperar recibir los registros dentro de un plazo de 30 días a partir de su solicitud, aunque a veces, es posible que se requiera una extensión. Póngase en contacto con el Departamento de Servicios de Administración de Información de Salud (Health Information Management Services, HIMS) si tiene preguntas sobre el acceso a la información de salud de su hijo (su información de salud) y consulte la Sección XVIII que se encuentra a continuación para solicitar una copia de sus registros.

Si fuera necesario y a su pedido, St. Jude podría proporcionar una copia electrónica del registro de su hijo (su registro) si St. Jude puede hacerlo. Se podrá cobrar un arancel por solicitar una copia de su historia clínica o sus registros de salud.

2. Tiene derecho a solicitar que el acceso a la información de salud de su hijo (su información de salud) sea limitado.

Esto significa que puede solicitarnos que restrinjamos o limitemos la información médica que usamos o divulgamos para el tratamiento, el pago u operaciones de atención médica (descritas anteriormente). A St. Jude no se le exige aceptar una restricción que usted solicite a menos que implique la divulgación de un plan de salud respecto del cual usted ha pagado el servicio en su totalidad. Le informaremos si rechazamos su solicitud. Si estamos de acuerdo con la restricción solicitada, no violaremos esa restricción a menos que deba ser violada para proporcionar tratamiento de emergencia. Puede solicitar una restricción a través del Funcionario de Privacidad de St. Jude.

3. Tiene derecho a solicitar la recepción de comunicaciones privadas de otras maneras o en otros lugares.

Aceptaremos las solicitudes razonables. Para realizar la solicitud, también podemos pedirle otra dirección u otra manera de contactarlo, por ejemplo, el envío de un correo a una casilla postal. No le pediremos explicaciones de por qué realiza la solicitud. Las solicitudes deben realizarse por escrito al Registro de pacientes.

4. Tiene derecho a solicitar cambios en la información de salud de su hijo (su información de salud).

Esto significa que puede solicitar que se realicen cambios (modificaciones) en la PHI de su hijo (suya) en un juego de registros designados en tanto conservemos esta información. En ciertos casos, podremos rechazar su solicitud de cambio. Si rechazamos su solicitud, usted tiene derecho a presentar una declaración ante el Funcionario de Privacidad de St. Jude, indicando que no está de acuerdo. Podremos preparar una respuesta para su declaración y le proporcionaremos una copia de esta respuesta. Si desea cambiar la PHI de su hijo (su PHI), comuníquese con el Funcionario de Privacidad de St. Jude. Las solicitudes de cambios se deben realizar por escrito.

5. Usted tiene derecho a recibir un registro de cuándo ha sido divulgada la información de salud de su hijo (su información de salud) por parte de St. Jude.

Tiene derecho a solicitar un registro (informe) de cuándo St. Jude ha divulgado la PHI de su hijo (su PHI). Este derecho se aplica a cualquier momento en que St. Jude divulga la PHI de su hijo (su PHI) con fines diferentes al tratamiento, pago u operaciones de atención médica tal como se describe en este Aviso de privacidad. No se nos exige presentar un informe de las divulgaciones de información: que usted solicitó, a las que usted accedió firmando un Formulario de autorización, que están en nuestro directorio del hospital, que se otorgan a familiares o amigos involucrados en su atención u otras determinadas divulgaciones que se nos permite realizar sin su permiso. La solicitud de un registro se debe realizar por escrito al Funcionario de Privacidad de St. Jude.

La solicitud debe establecer el período de tiempo para la lista. No tenemos la obligación de proporcionar una lista de información divulgada antes del 14 de abril de 2003. Las solicitudes de registros sobre las divulgaciones de St. Jude de la PHI de su hijo (su PHI) no pueden ser por períodos de tiempo de más de 6 (seis) años o podrían ser de un período de tiempo anterior dependiendo de lo que exija la ley.

6. Tiene derecho a recibir una copia impresa de este Aviso de prácticas de privacidad.

XVII. ¿Qué sucede si tengo una pregunta o queja?

Si tiene preguntas sobre sus derechos de privacidad, llame al Funcionario de Privacidad de St. Jude al (901) 595-6141. Si cree que sus derechos de privacidad han sido violados, puede presentar una queja poniéndose en contacto con el Funcionario de Privacidad de St. Jude al (901) 595-6141 o a través de la línea directa de confidencialidad de EthicsPoint 1-800-433-1847, por correo electrónico a hipaaprivacy@stjude.org, o con el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. No será sancionado por presentar una queja. La dirección del Departamento de Salud y Servicios Sociales de los EE. UU. es:

Office for Civil Rights
U.S. Department of Health and Human Services
Atlanta Federal Center
Suite 16T70
61 Forsyth St., S.W.
Atlanta, GA 30303-8909
(404) 562-7886 (teléfono)
(404) 562-7881 (fax)
(404) 331-2867 (TDD)
www.hhs.gov/ocr/hipaa

XVIII.  Solicitud de su historia clínica

Para solicitar una copia de su historia clínica, debe presentar un permiso por escrito. Descargue la Autorización para la Divulgación de información de salud. Imprima 1 (una) copia para presentar y 1 (una) copia para su historia clínica. Después de completar el formulario, asegúrese de imprimirlo, firmarlo y colocarle la fecha. Para finalizar su solicitud, requerimos una copia de la identificación del paciente (si es mayor de 18 años) o del tutor legal (si es menor de 18 años). Entregue el formulario y los adjuntos completados por correo, fax o correo electrónico a:

St. Jude Children’s Research Hospital
Health Information Management Department
262 Danny Thomas Place, BP046
Memphis, TN 38105
Teléfono (901) 595-3680
Fax (901) 595-6300
Correo electrónico: ISCIHIMSROI@stjude.org

Los pacientes y las familias también pueden solicitar para recoger los registros médicos en el Departamento de Administración de Información de Salud. Está abierto de lunes a viernes de 8 a. m. a 5 p. m. Llamaremos al número de teléfono proporcionado en el formulario cuando los registros estén listos para ser recogidos.

Todas las otras solicitudes de registros médicos deben dirigirse al Departamento de Administración de Información de Salud de St. Jude.

Revisado en abril del 2017